清理你的任務列表，更少內疚，更多效率
當被工作和壓力壓垮的時候，你的任務清單就會非常容易變得難以控制。一個稀松的任務清單，就是壓力的來源和無用的努力。給你的任務清單減肥吧。
一個沒有組織、沒有重點的任務清單比沒有任務清單還要阻礙效率。如果你壓根沒有任務清單，你會去做讓你感到最急迫的事情，也許它并不是一個緩解壓力的方法，但是它簡潔而干凈。一個和小說一樣大小的任務清單，卻很是讓人困惑，它不會告訴你什么才是重要和緊急的，卻會通過許許多多不完整的和沒有頭緒的事情分散你的時間，削弱你的創造力。是時候密切注意你的任務清單，做些修剪了。
定義你的任務清單的界限，找出什么是該修剪的
如果問你你的任務清單是用來干嘛的？你可能會回答說”將我要做的事情寫下來啊”。但是如果問你它不是用來干嘛的？你會怎么回答呢？每一個人都有”將要干的事情寫下來”這一部分，但是沒有定義任務列表的邊界和范圍的話，它就會變的事實上不是那么回事。分辨出你的任務列表上如下的部分，將它們刪除掉。
你的任務列表不是一個垃圾場。你不應該將你的任務列表當成是你的頭腦風暴的捕捉地。各種形式的捕捉–記錄你的偶然的想法，瑣碎的信息和計劃–是一個非常好的習慣，但是如果你將它們放進你的任務列表，你就相當于還沒有卷起袖子就把你自己扔到公交車下面。你的任務清單一定要和你使用的捕捉工具分開。瀏覽你的列表將列表上”已經廢棄”的項目轉變為行動或者刪除它。
你的任務列表不是一個愿望清單。不要將你想要做的事情放到愿望清單上。三思而后行，這才是任務列表的開始。任務列表上的事情都是需要完成的。你希望將你的后院美化的鳥語花香？這只是個愿望，不是個必須的任務。除非這個周末你計劃開始后院的項目，你有具體的任務去做–購買當地的野花花籽，把它們種到地里–這才是屬于你的任務列表上的事情。
問題并不是你不能有美好的愿望和計劃，相反這些是非常重要的，問題是它們不屬于你馬上要去做的任務清單。將它們放在”哪一天/可能”條目下，將它們寫在索引卡片上，放入特定的盒子里，一個月查看一遍，但是不能把它們放在行動清單上。你的任務清單不是為了鳥語花香的花園的白日夢準備的，它是為目前需要無條件的要去做的事情準備的，這樣你才可以享受未來在花園里的悠閑時光。
你的任務列表上不是模棱兩可的任務。絕不要，也永遠不要將一個別人會誤解，不清楚的任務放到你的任務列表里。”有關電腦的事情”、”打掃衛生”和”給Bill發郵件”都是模棱兩可的，不容易轉化成行動的任務。如果你不在現場，你的同事需要接手今天的任務，他們能夠多清楚的推斷出他們要給Bill發一個什么樣的郵件呢？絕對不要依賴你的記憶去填滿你的任務列表的裂縫。不僅僅是因為這是一個錯誤的練習–記憶并不完美–更重要的是這樣會浪費你的時間。你不應該在每次查看你的任務列表的時候再花費1-2秒來回憶究竟你要給Bill發一個什么內容的郵件。你的任務列表應該只包含可以以清楚的方式直接行動的任務。”給Bill發郵件詢問關于某個項目的花費報告，索要客戶的賠償復印件”是一個清晰的任務，別人也可以幫助你來完成。瀏覽你的任務列表，清除那些模棱兩可的任務。
你的任務列表不是為了激發動力。你的任務列表不是一個激發動力的工具。不要把特別簡單的任務放在上面僅僅是為了核對它。不要把不明確的習慣性的任務放在上面，例如”鍛煉”或者”一天喝八杯水”。鍛煉和保持足夠的水分當然很重要，但是它們并不是每日嚴格的任務，重要的是它們會沖淡你的任務列表的重要性。當你審視你的列表的時候，你應該很有把握的確定你的任務列表上的下一步行動都是在有效地利用你的時間。你的列表上的任務應該是緊急而重要的。而不應該是不要緊的事情。你把事情寫下來的目的是你想要集中精力以實際的方式完成它，不是因為你喜歡盯著一張紙，記起來你在工作的一周里如何沒有時間去健身館。
你的任務列表不是任務的墳墓。 尤其是，不要把任務放在那里消磨到死，你也會因為沒有完成它們而感到內疚。如果一個任務在你的列表上已經延誤了一段時間，沒有完成，你不會因此而被解雇、沒收房產、遷走你的愛犬，那很有可能是這個任務不夠重要和不夠緊急。我們沒有人有足夠的時間來做完我們想要做的事情。將這些過期的任務放入你的任務列表是根本沒有道理的。這些建議你也許并不同意，但是不斷的將過期的任務簡單的劃掉而不去完成它，等同于失敗。知道什么是不重要的，不值得你去花費精力的和知道什么時間自己該承諾什么任務是一樣重要的。
如果你頭腦中抱著上面的提醒花時間瀏覽一下你的任務列表，你肯定會找到一些–如果不是許多許多的屬于其他地方的任務，或者根本不是任務，或者時間太長足以退休的任務。你的任務列表不是一個簡單的列表–它是你對自己要完成事情、做一個有效率的人的承諾。今天就花些時間來修建你的任務列表，確保你的任務都是重要的，是你應該投入精力的地方。
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